Smart Admin – Prozessmanagement für Versicherungsvertriebe
Prozessmanagement-Software für Versicherungen: Automatisierung, die wirklich funktioniert
Smart Admin ist das Maklerverwaltungsprogramm für Versicherungsvertriebe, Pools und Assekuradeure, das Prozessmanagement nicht als Add-on versteht – sondern als Kern. Bis zu 98,25 % Dunkelverarbeitung, BiPRO-Integration und KI-gestützte Dokumentenverarbeitung: Alles auf einer gemeinsamen Datenbasis.
Mehr als 1.400 Versicherungsmakler, Vertriebe, Assekuradeure und Pools aus der Versicherungsbranche setzen auf unsere Lösungen
Das Problem
Warum Standard-Prozessmanagement in der Versicherungsbranche scheitert
Prozesse ohne System
Manuelle Abläufe, die niemand vollständig kennt oder kontrolliert. Jede Ausnahme landet beim Menschen. Jede Wachstumsphase bricht das System auf.
Wachstum blockiert durch Kapazität
Mehr Kunden, mehr Verträge, mehr Aufwand – aber kein proportionaler Personalaufbau möglich. Fachkräfte fehlen, Stellen bleiben unbesetzt, Prozesse hängen.
Tool-Chaos statt Plattform
Drei Tools für Bestand, Dokumente und Kommunikation – keines spricht mit dem anderen. Doppeleingaben, Medienbrüche und manuelle Synchronisation kosten täglich Stunden.
Die Lösung
Smart Admin: Prozessmanagement, das mit Ihrer Organisation skaliert
Smart Admin ist kein generisches CRM oder Dokumententool. Es ist ein vollständig integriertes Maklerverwaltungsprogramm, das Bestand, Prozesse, Kommunikation und Provisionsabrechnung auf einer gemeinsamen Datenbasis vereint. Keine Doppeleingaben. Kein Systembruch. Kein manuelles Nacharbeiten.
Die Prozesssteuerung in Smart Admin automatisiert wiederkehrende Aufgaben vollständig – von der Bestandsübertragung über die Provisionsabrechnung bis zur Beratungsdokumentation. Was nicht automatisiert werden kann, wird strukturiert und delegierbar gemacht.
Warum Smart Admin
Eine Plattform. Alle Prozesse. Kein Medienbruch.
Prozesssteuerung: Bis zu 98,25 % Dunkelverarbeitung
Wir halten Ihren Bestand automatisch gepflegt und auf dem neuesten Stand. Dank standardisierter Schnittstellen fließen alle Daten sicher zwischen Teams, Systemen und Versicherern – und bleiben dabei stets in Ihrem Besitz.
Das Ergebnis: Volle Datenqualität, ohne dass Sie händisch anpassen, versenden oder lange suchen müssen.
BiPRO-Integration: Standardisierter Datenaustausch mit über 300 Versicherern
Wir halten Ihren Bestand automatisch gepflegt und auf dem neuesten Stand. Dank standardisierter Schnittstellen fließen alle Daten sicher zwischen Teams, Systemen und Versicherern – und bleiben dabei stets in Ihrem Besitz.
Das Ergebnis: Volle Datenqualität, ohne dass Sie händisch anpassen, versenden oder lange suchen müssen.
Smart Gevo: KI-gestützte Dokumentenverarbeitung mit 12 Millionen Interaktionen pro Jahr
Eingehende Dokumente – Policen, Nachträge, Adress- und Bankdatenänderungen – werden von Smart Gevo vollautomatisch erkannt, klassifiziert und dem richtigen Kunden und Vertrag in Smart Admin zugeordnet. Über die Smart Insur Plattform werden jährlich mehr als 12 Millionen Dokumenten- und Dateninteraktionen automatisiert verarbeitet.
Kunden berichten von Einsparungen bis zu 70 % der dokumentenbezogenen Personalkapazitäten.
- Vollautomatische Zuordnung eingehender Dokumente
- BiPRO-Hub-Anbindung an rund 200 Versicherer
- Keine manuelle Portalpflege, kein Scannen, kein Nacharbeiten
- API-Anbindung für eigene Systeme möglich
Skalierung ohne Personalaufbau: Wachsen ohne mehr Köpfe
Die Kombination aus Prozesssteuerung, BiPRO-Integration und KI-Dokumentenverarbeitung macht Smart Admin zur einzigen Prozessmanagement-Lösung, die echtes Wachstum ohne proportionalen Personalaufbau ermöglicht. Mehr Kunden, mehr Verträge – aber nicht mehr manuelle Arbeit.
Die FINANZAGENTUR Beyer OHG spart durch automatisierte Prozesse täglich 3 Stunden und rund 180 € – ohne dass Aufgaben unerledigt bleiben. Zeit, die das Team jetzt für Beratung, Neugeschäft und die Arbeit investiert, für die es eigentlich da ist.
- Wachstum skaliert mit dem System, nicht mit dem Team
- Onboarding neuer Mitarbeitender deutlich schneller
- Datenhoheit bleibt vollständig beim Vertrieb
- DSGVO-konforme Verarbeitung, europäische Rechenzentren
98,25 %
Dunkelverarbeitung möglich
12 Mio.
Interaktionen/Jahr auf der Plattform
1.400+
Makler, Vertriebe & Assekuradeure
300+
angebundene Versicherer
20.000 € monatliche Ersparnis – durch über 700 automatisierte Prozesse
Die SEHLAS GmbH verwaltet mehrere tausend Kunden mit 6 Mitarbeitenden – und spart durch über 700 automatisierte Prozesse in Smart Admin monatlich rund 20.000 €. Kapazitäten, die direkt in Beratung und Neukundengewinnung fließen.
„Prozesse machen Spaß, weil sie Freiraum verschaffen, den man für die Beratung von Bestandskunden, das Gewinnen von Neukunden oder für sich privat nutzen kann."
– Stephan Sehl, Geschäftsführer SEHLAS GmbH
Das Ergebnis: weniger Suchen, weniger Abstimmungen – und endlich wieder Zeit für Kunden.
Stephan Sehl | Geschäftsführer
SEHLAS GmbH
Funktionen
Was Smart Admin als Prozessmanagement-Software leistet
Prozesssteuerung
Frei konfigurierbare Automatisierungsregeln für alle wiederkehrenden Aufgaben im Innendienst.
BiPRO-Integration
Normen 430, 440, 490, 501, 502. Vollautomatischer Datenaustausch mit über 300 Versicherern.
KI-Dokumentenverarbeitung
Smart Gevo erkennt, klassifiziert und ordnet eingehende Dokumente vollautomatisch zu.
Provisionsabrechnung
Automatisierte Courtageabrechnung mit DATEV-Integration und ZUGFeRD-konformer E-Rechnung.
Bestandsverwaltung
Alle Kunden-, Vertrags- und Schadensdaten zentral auf einer Datenbasis – keine Silos, keine Doppeleingaben.
Dokumentenmanagement
Revisionssichere Ablage, automatische Vertragszuordnung und vollständige Nachvollziehbarkeit aller Vorgänge.
BiPRO-Hub
Direkt in das Extranet der Versicherer navigieren, Dokumente auf Knopfdruck abholen und automatisch den korrekten Verträgen zuordnen lassen.
Smart Cockpit
Mobiles Frontend für den Außendienst mit Echtzeit-Zugriff auf Kunden- und Vertragsdaten – kostenfrei im Transaktionsmodell.
API & Schnittstellen
Offene API für die Integration in eigene Systeme, Portale und Partnerstrecken.
Generische Prozessmanagement-Software vs. Smart Admin
| Kriterium | Generische Software | Smart Admin |
|---|---|---|
| Versicherungsbranche | Nicht vorbereitet, manuelle Anpassung nötig | Nativ versicherungsspezifisch |
| BiPRO-Integration | Nicht vorhanden oder extern | Nativ integriert (Normen 430–502) |
| KI-Dokumentenverarbeitung | Nicht enthalten | Smart Gevo, vollautomatisch |
| Provisionsabrechnung | Externe Lösung oder manuell | Integriert, DATEV-fähig |
| Dunkelverarbeitung | Kaum möglich | Bis zu 98,25 % |
| Datenbasis | Mehrere Systeme, Silos | Eine gemeinsame Datenbasis |
| Skalierbarkeit | Proportionaler Personalaufbau nötig | Wachstum ohne mehr Personal |
| Beratungsdokumentation | Separates Tool erforderlich | VVG-konform, vollintegriert |
| Außendienst-Zugriff | Oft nicht vorhanden | Smart Cockpit, kostenfrei |
| DSGVO & Hosting | Unklar oder US-Cloud | Europäische Rechenzentren, DSGVO-konform |
Verbesserung dank Smart Admin
Durch die stetige Weiterentwicklung des Smart Admin konnten wir unsere Abläufe und Prozesse kontinuierlich verbessern und digitalisieren. Von dieser Entwicklung partizipieren nun auch unsere Partner. Diese können durch die individualisierte Akkurat Version des Smart Admin und die Nutzung von Smart Gevo nun auf eine gelabelte Version und eine lfd. Datenpflege der Bestände zurückgreifen.
Finanzplanung GmbH
Viele interne Prozesse optimiert
Wir nutzen als Versicherungsvertrieb seit 2010 Smart Admin. Indem das Maklerverwaltungsprogramm viele unserer internen Prozesse optimiert und automatisiert hat, konnten wir in den vergangenen Jahren unsere Unternehmensgröße verdoppeln und auch weitere Standorte eröffnen. Zudem erleichtert die Integration der Beratungssoftware den Arbeitsalltag unserer Vermittler.
Endlich alle Prozesse digitalisiert und automatisiert
Mit Smart Admin haben wir endlich alle Prozesse von Vertrieb bis Backoffice digitalisiert und gleichzeitig so viel automatisiert, dass unsere Teams im Innen- und Außendienst viel mehr Zeit haben, um wertschöpfend zu arbeiten. Ob mit KI im Dokumentenmanagement, bei Provisionsabrechnung oder Bestandsübertragung: das System nimmt uns richtig viel Arbeit ab.
Die Einführung war unkompliziert
Früher nutzten wir eine teilautomatisierte Eigenlösung. Jetzt reicht ein Klick auf die entsprechenden Fremdverträge im Maklerverwaltungsprogramm. Das System erledigt den weiteren Prozess im Hintergrund. Die Einführung war unkompliziert: Eine kurze Schulung reichte, der Ablauf ist intuitiv und selbsterklärend. Der Nutzen sprang sofort ins Auge – für jeden Mitarbeitenden direkt nachvollziehbar.
Schlankes Backoffice dank Smart Gevo
Mit Smart Gevo sparen wir sehr viel Zeit in der Bearbeitung standardisierter Dokumenteneingänge. In Verbindung mit dem Prozessmanagement von Smart Admin gewinnt man Dokumenten- und Datenhoheit sowie Effizienz. Wir konnten unsere dokumentenbezogenen Personalkapazitäten um mindestens 70% senken. Ich bin gespannt, welche weiteren Features kommen – meine Erwartungen wurden bislang mehr als übertroffen.
Häufige Fragen zur Prozessmanagement-Software für Versicherungen
Was unterscheidet Smart Admin von generischen Prozessmanagement-Tools?
Generische Tools kennen keine Policennummern, keine Sparten, keine BiPRO-Normen. Smart Admin ist nativ für Versicherungsvertriebe gebaut: Bestand, Provisionen, Beratungsdokumentation und Dokumentenverarbeitung laufen auf einer gemeinsamen Datenbasis. Kein manuelles Nacharbeiten, keine Schnittstellen-Flickerei.
Was bedeutet 98,25 % Dunkelverarbeitung konkret?
Dunkelverarbeitung bedeutet, dass ein Prozess vollständig automatisiert abläuft – ohne manuelle Eingriffe. 98,25 % ist der Maximalwert, den Vertriebe mit vollständig konfigurierten Prozessen erreichen. In der Praxis bedeutet das: Fast alle Routinevorgänge laufen im Hintergrund, während das Team sich auf Beratung und Neugeschäft konzentriert.
Wie schnell lassen sich Prozesse in Smart Admin aufsetzen?
Smart Admin kommt mit vordefinierten Prozessvorlagen für die häufigsten Abläufe in Versicherungsvertrieben. Diese können direkt genutzt und schrittweise angepasst werden. Eigene Prozesse lassen sich ohne Programmierkenntnisse konfigurieren. Unsere Einführungsbegleitung unterstützt dabei, die ersten Automatisierungen schnell produktiv zu setzen.
Ist eine Datenmigration aus dem bestehenden System möglich?
Ja. Smart InsurTech begleitet Vertriebe bei der vollständigen Datenmigration aus bestehenden Systemen. Bestands- und Vertragsdaten werden strukturiert übernommen, sodass kein Datenverlust entsteht und der Betrieb ohne Unterbrechung weiterlaufen kann.
Wie sicher sind meine Daten in Smart Admin?
Alle Daten werden in europäischen Rechenzentren verarbeitet und gespeichert. Smart Admin ist vollständig DSGVO-konform. Automatische Backups, Monitoring und Updates sind im Betrieb inbegriffen. Datenhoheit bleibt vollständig beim Vertrieb.
Funktioniert Smart Admin auch für größere Vertriebsorganisationen?
Ja. Smart Admin ist explizit für skalierende Versicherungsvertriebe konzipiert – von mittelständischen Maklerbüros bis zu Pools und Assekuradeuren mit mehreren Hundert Mitarbeitenden. Die Plattformarchitektur ist mandantenfähig und unterstützt komplexe Hierarchie- und Abrechnungsstrukturen.
Welche BiPRO-Normen unterstützt Smart Admin?
Smart Admin unterstützt die BiPRO-Normen 430 (Bestandsübertragung), 440 (Provisionsdaten), 490 (Schadensmeldungen), 501 und 502 (Dokumentenaustausch). Smart InsurTech ist BiPRO-Mitglied seit 2008 und aktiv an der Normierungsarbeit beteiligt.
Prozessmanagement, das in der Versicherungspraxis funktioniert
Smart InsurTech
Viele Maklerhäuser wissen nicht genau, welche BiPRO Services ihre Versicherer bereits liefern und wo im Posteingang unnötig Zeit verloren geht. Genau hier hilft ein kurzer, praxisnaher Blick auf Ihren Bestand.
Jan Schmidt unterstützt Sie dabei, die BiPRO Möglichkeiten in Ihren Prozessen einzuordnen und schnell zu erkennen, welche Schritte sich mit Smart Admin spürbar vereinfachen lassen. Vom direkten Extranet Sprung bis zum strukturierten Import von Geschäftsvorfällen.
Wenn Sie möchten, vereinbaren Sie ein unverbindliches Gespräch mit Jan Schmidt.
