CRM für Versicherungsvertriebe: Warum Makler ein anderes System brauchen
Smart Admin ist das CRM für Versicherungsvertriebe und Maklerbüros – mit nativem Datenmodell für Verträge, Provisionen und BiPRO. Gebaut für die Branche, nicht nachträglich angepasst.
Mehr als 1.400 Versicherungsmakler, Vertriebe, Assekuradeure und Pools vertrauen auf Smart InsurTech.
Die Herausforderung: Stehen Ihnen Excel, Insellösungen oder ein generisches CRM im Weg?
Falsches Werkzeug für die Branche
Generische CRM-Systeme kennen keine Policennummern, keine Sparten, keine BiPRO-Normen. Was nicht passt, wird mit Excel überbrückt – und jede Schnittstelle ist eine Fehlerquelle.
Innen- und Außendienst im Datenstau
Innen- und Außendienst arbeiten auf unterschiedlichen Datenständen. Abstimmung kostet Zeit, die für Beratung fehlt.
Tool-Chaos statt System
Provisionsabrechnungen, Beratungsdokumentation, Tarifvergleich – alles in separaten Tools, alles mit Doppeleingabe, alles manuell synchronisiert.
Die Lösung
Was ein CRM für Versicherungen leisten muss – und warum allgemeine Tools scheitern
Smart Admin verbindet Bestandsverwaltung, Neukundenvertrieb, Dokumentenmanagement und Provisionsabrechnung auf einer gemeinsamen Datenbasis. Kein Export, kein manuelles Nachpflegen, kein Systembruch zwischen CRM und Verwaltung. Was einmal erfasst ist, steht überall zur Verfügung – vom Innendienst bis zum Außendienst.
Bestand und Neukundenvertrieb in einem System
Mit Smart Admin bündeln Sie Verwaltung, Analyse und Controlling in einem System. Kundendaten, Vertragsdaten und Dokumente liegen zentral – tagesaktuell, vollständig, für alle Berechtigten zugänglich. Neukunden werden im selben System angelegt, in dem Bestandsverträge verwaltet werden. Beratungsprozesse starten direkt aus dem Bestand heraus, ohne Medienbruch.
Das Ergebnis: weniger Suchen, weniger Abstimmungen – und endlich wieder Zeit für Kunden.
Automatisieren Sie Ihre individuellen Workflows – ohne IT
Passen Sie Smart Admin ohne Code an Ihre individuellen Prozesse an. Mit der Prozesssteuerung, Massenbearbeitungen und flexiblen Triggern automatisieren Sie Verlängerungshinweise, Angebotsversand, Dokumentenerstellung, Eskalationen und Mailings mit nur wenigen Klicks.
Für ein passgenaues Backoffice, das bis zu 98,25 % aller Bestände vollautomatisch verarbeitet – ohne manuelle Eingriffe.
Außendienst-Frontend
Innen- und Außendienst auf einer Datenbasis
Smart Cockpit ist das webbasierte Vermittler-Frontend von Smart Admin. Außendienstmitarbeitende greifen ortsunabhängig und geräteübergreifend auf Kunden- und Vertragsdaten zu – in Echtzeit, ohne Sync-Prozesse, ohne Versionskonflikte.
Was im Außendienst erfasst wird, steht sofort im Innendienst zur Verfügung. Was der Innendienst aktualisiert, ist sofort im Außendienst sichtbar.
- KI-gestützte Fremdvertragserfassung: PDF hochladen, KI liest Vertragsdaten aus und befüllt Formularfelder automatisch – weniger Eingabe, schnellere Bestandsübertragung, früherer Provisionseingang.
- Smart Check direkt im Frontend: Tarifrating aus über 25.000 Alt- und Neutarifen direkt im Kundengespräch abrufbar.
- Nahtloser Absprung in Smart Compare: Alle Kundendaten werden automatisch übernommen – keine Doppeleingabe.
- Aufgabensteuerung: Wiedervorlagen und Aufgaben direkt im Außendienst anlegen und dem Innendienst zuweisen.
Smart Cockpit ist für Kunden im Transaktionsgebührenmodell kostenfrei nutzbar.
Datenqualität & Automatisierung
Eine saubere Datenbasis – ohne manuellen Aufwand
Über Smart Gevo, den KI-gestützten Dokumenten- und Datenservice, werden eingehende Dokumente vollautomatisch klassifiziert, relevante Daten extrahiert und dem richtigen Kunden und Vertrag zugeordnet. Policen, Nachträge, Adressänderungen, Schadenmeldungen – alles ohne manuelle Nacharbeit.
Über die Smart Insur Plattform werden jährlich mehr als 12 Millionen Dokumenten-Interaktionen automatisiert verarbeitet. Anbindung an rund 200 Versicherer über BiPRO-Hub – direkt, ohne Portalpflege.
Praxisbericht
15.000 € monatliche Ersparnis – durch über 500 automatisierte Prozesse
Die FinanzCheckpoint GmbH verwaltet mehrere tausend Privat- und Gewerbekunden mit sechs Mitarbeitenden – bundesweit. Früher waren drei bis vier Innendienstkräfte allein mit manueller Dokumentenverwaltung beschäftigt. Durch über 500 automatisierte Prozesse in Smart Admin übernimmt heute eine Person diese Aufgaben.
Monatliche Ersparnis: rund 15.000 €. Ohne diese Automatisierung wären vier bis fünf zusätzliche Fachkräfte nötig.
Schlankes Backoffice dank Smart Gevo
Mit Smart Gevo sparen wir sehr viel Zeit in der Bearbeitung standardisierter Dokumenteneingänge. In Verbindung mit dem Prozessmanagement von Smart Admin gewinnt man Dokumenten- und Datenhoheit sowie Effizienz. Wir konnten unsere dokumentenbezogenen Personalkapazitäten um mindestens 70% senken. Ich bin gespannt, welche weiteren Features kommen – meine Erwartungen wurden bislang mehr als übertroffen.
Funktionen
Smarte Funktionen, die die Arbeit vom Innen- bis zum Außendienst vereinfachen
Provisionsabrechnung
Alle Produkte und Abrechnungslogiken abbilden. Automatisiert prüfen, berechnen, verteilen und dokumentieren. ZUGFeRD-konforme E-Rechnung inklusive.
Kampagnen & Wiedervorlagen
Regelbasierte Aufgabensteuerung für Verlängerungshinweise, Angebotsversand und Follow-ups – automatisch ausgelöst durch Ereignisse im Bestand.
Kunden betreuen
Tagesaktuell auf Kunden- und Vertragsdaten zugreifen, anpassen und automatisch Touchpoints erzeugen – ohne Doppeleingabe.
BiPRO-Hub
Direkt in das Extranet der Versicherer navigieren, Dokumente auf Knopfdruck abholen und automatisch den korrekten Verträgen zuordnen lassen. Normen 430, 440, 490, 501, 502.
Dokumentenmanagement
Dokumente per KI automatisch klassifizieren, zuordnen und Folgeprozesse auslösen – ganz ohne IT-Know-how.
Vertriebscontrolling
Mit Reports und Forecasts aus der gesamten Organisation Zielsetzungen überprüfen und Unternehmensgesundheit sicherstellen.
Beratungsdokumentation
VVG-konforme Beratungsdokumentation automatisch, revisionssicher und direkt aus dem Bestand heraus – integriert mit Smart Consult.
Tarifvergleich integriert
Smart Compare und Smart Check direkt im System – Kundendaten werden übernommen, kein manueller Export, kein Systemwechsel.
Auskunftssystem & Cockpit
Mobiler Zugriff auf Kunden- und Vertragsdaten für den Außendienst – in Echtzeit synchronisiert mit dem Innendienst.
Im Vergleich
CRM für Versicherungen – was branchenspezifisch anders ist
Generische CRM-Systeme sind leistungsfähig – für die Branchen, für die sie gebaut wurden. Im Versicherungsvertrieb zeigen sich systematische Lücken, die durch Customizing allein nicht zu schließen sind. Das Ergebnis: zwei, drei, manchmal vier Systeme im Parallelbetrieb – und Mitarbeitende, die zwischen ihnen Daten übertragen.
Generisches CRM
- Datenmodell: Kontakte, Deals, Pipelines – kein natives Modell für Versicherungsverträge
- Versichereranbindung: nicht vorhanden oder externe Schnittstelle erforderlich
- Dokumentenverarbeitung: manueller Upload, keine automatische Klassifizierung
- Provisionsabrechnung: nicht vorhanden – Excel oder externes Tool nötig
- Beratungsdokumentation: manuell oder externes Tool
- Tarifvergleich: separates Tool, Doppeleingabe unvermeidbar
- Kampagnen: E-Mail-Marketing-Modul, oft kostenpflichtig und generisch
- Prozessautomatisierung: generischer Workflow-Builder ohne Versicherungslogik
- Außendienst-Frontend: separate App, oft separate Lizenz, separater Datenstand
- Doppeleingabe: systemübergreifend, täglich
Smart Admin
- Datenmodell: Verträge, Sparten, Policen, Versicherer – nativ abgebildet
- Versichereranbindung: BiPRO-Hub, rund 200 Versicherer direkt angebunden
- Dokumentenverarbeitung: KI-basiert, automatische Zuordnung zu Kunde und Vertrag
- Provisionsabrechnung: integriert, BiPRO-basiert, ZUGFeRD-konform
- Beratungsdokumentation: VVG-konform, automatisch, revisionssicher
- Tarifvergleich: Smart Compare integriert, Kundendaten werden automatisch übernommen
- Kampagnen: regelbasierte Aufgabensteuerung, Wiedervorlagen, automatischer Angebotsversand
- Prozessautomatisierung: branchenspezifische Trigger, bis zu 98,25 % Dunkelverarbeitung
- Außendienst-Frontend: Smart Cockpit, kostenfrei im Transaktionsmodell, Echtzeit-Sync
- Doppeleingabe: eine Datenbasis für alle Module – keine
Smart Admin ersetzt diesen Flickenteppich durch eine Plattform. Nicht als Kompromiss, sondern als System, das von Anfang an für die Versicherungsbranche gebaut wurde – mit über 30 Jahren Branchenerfahrung.
Verbesserung dank Smart Admin
Durch die stetige Weiterentwicklung des Smart Admin konnten wir unsere Abläufe und Prozesse kontinuierlich verbessern und digitalisieren. Von dieser Entwicklung partizipieren nun auch unsere Partner. Diese können durch die individualisierte Akkurat Version des Smart Admin und die Nutzung von Smart Gevo nun auf eine gelabelte Version und eine lfd. Datenpflege der Bestände zurückgreifen.
Finanzplanung GmbH
Viele interne Prozesse optimiert
Wir nutzen als Versicherungsvertrieb seit 2010 Smart Admin. Indem das Maklerverwaltungsprogramm viele unserer internen Prozesse optimiert und automatisiert hat, konnten wir in den vergangenen Jahren unsere Unternehmensgröße verdoppeln und auch weitere Standorte eröffnen. Zudem erleichtert die Integration der Beratungssoftware den Arbeitsalltag unserer Vermittler.
Endlich alle Prozesse digitalisiert und automatisiert
Mit Smart Admin haben wir endlich alle Prozesse von Vertrieb bis Backoffice digitalisiert und gleichzeitig so viel automatisiert, dass unsere Teams im Innen- und Außendienst viel mehr Zeit haben, um wertschöpfend zu arbeiten. Ob mit KI im Dokumentenmanagement, bei Provisionsabrechnung oder Bestandsübertragung: das System nimmt uns richtig viel Arbeit ab.
Die Einführung war unkompliziert
Früher nutzten wir eine teilautomatisierte Eigenlösung. Jetzt reicht ein Klick auf die entsprechenden Fremdverträge im Maklerverwaltungsprogramm. Das System erledigt den weiteren Prozess im Hintergrund. Die Einführung war unkompliziert: Eine kurze Schulung reichte, der Ablauf ist intuitiv und selbsterklärend. Der Nutzen sprang sofort ins Auge – für jeden Mitarbeitenden direkt nachvollziehbar.
Häufige Fragen
Was unterscheidet Smart Admin von einem generischen CRM?
Smart Admin ist von Anfang an für die Versicherungsbranche entwickelt worden. Das Datenmodell bildet Verträge, Sparten, Policen und Versicherer nativ ab – nicht als Anpassung eines generischen Kontaktmanagers. Provisionsabrechnung, BiPRO-Anbindung, Beratungsdokumentation und Tarifvergleich sind integriert, nicht als externe Tools angebunden. Das eliminiert Doppeleingaben und Medienbrüche strukturell.
Kann ich mit Smart Admin auch Kampagnen und Wiedervorlagen steuern?
Ja. Die Prozesssteuerung in Smart Admin erlaubt regelbasierte Trigger für wiederkehrende Ereignisse im Bestand: Verlängerungshinweise, automatischer Angebotsversand, Eskalationen bei ausbleibender Policierung, Mailings und Aufgabenerstellung. Das ersetzt in vielen Fällen ein separates Marketing-Automation-Tool – mit dem Vorteil, dass alle Daten in einem System liegen.
Wie funktioniert die Anbindung an Versicherer?
Smart Admin unterstützt die BiPRO-Normen 430, 440, 490, 501 und 502. Über den integrierten BiPRO-Hub sind rund 200 Versicherer direkt angebunden. Eingehende Dokumente werden über Smart Gevo automatisch klassifiziert und dem richtigen Bestand zugeordnet – ohne manuelle Portalpflege.
Was ist Smart Cockpit und was kostet es?
Smart Cockpit ist das webbasierte Außendienst-Frontend von Smart Admin. Es ermöglicht mobilen, ortsunabhängigen Zugriff auf Kunden- und Vertragsdaten in Echtzeit – synchronisiert mit dem Innendienst. Für Kunden im Transaktionsgebührenmodell ist Smart Cockpit kostenfrei nutzbar.
Unterstützt Smart Admin die E-Rechnungspflicht?
Ja. Smart Admin erstellt ZUGFeRD-konforme E-Rechnungen automatisch und übergibt sie direkt an Buchhaltungssysteme wie DATEV. Damit erfüllen Sie die seit 2025 geltende E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich ohne zusätzlichen manuellen Aufwand.
Für wen ist Smart Admin geeignet?
Smart Admin eignet sich für Versicherungsvertriebe und Maklerbüros, die skalieren wollen ohne proportional Personal aufzubauen – in der Regel ab drei bis vier Mitarbeitenden. Auch Assekuradeure und größere Vertriebsorganisationen mit Innen- und Außendienststruktur gehören zum Kernkundensegment. Smart InsurTech ist reiner Technologiepartner ohne eigene Vertriebsziele – kein Pool, kein Interessenkonflikt.
Wie läuft das Onboarding ab?
Das Onboarding umfasst die technische Einrichtung inklusive Installation, Erstbefüllung und Synchronisation mit Smart Cockpit. Anschließend richten wir gemeinsam Prozesse ein, schulen die Nutzer und optimieren Abläufe – von automatisierten Aufgaben bis zur Weiterverarbeitung wiederkehrender Geschäftsvorfälle. Ein fester Ansprechpartner begleitet Sie dabei.
Lassen Sie uns gemeinsam prüfen, ob Smart Admin zu Ihren Anforderungen passt.
Smart InsurTech
In einem persönlichen Gespräch klären wir gemeinsam, wo Sie heute stehen und welche Prozesse Sie entlasten oder digitalisieren möchten. Ich zeige Ihnen, wie Smart Admin in unterschiedlichen Vertriebsstrukturen eingesetzt wird – unabhängig davon, ob Sie bereits konkrete Pläne haben oder sich erst orientieren möchten.
Das Gespräch ist unverbindlich und dient vor allem dazu, Ihre Situation zu verstehen und Ihnen eine klare Einschätzung zu geben.
