Automatisierte Gesellschaftsabrechnung von Gesellschaftsgruppen: Spürbare Erleichterung für Inkasso-Kunden
Inkasso-Kunden profitieren ab sofort von einem deutlichen Effizienzgewinn in der Gesellschaftsabrechnung des Maklerverwaltungsprogramms SMART ADMIN (FinanzOffice). Was bisher manuell durchgeführt werden musste, läuft nun vollständig automatisiert und dunkelverarbeitet. Die manuelle Erstellung ist weiterhin möglich, aber nicht mehr erforderlich.
Ihre Vorteile
- Vollautomatische Gesellschaftsabrechnung für Inkasso-Kunden
- Deutliche Zeitersparnis und weniger Verwaltungsaufwand
- Transparente Prozesse durch Status-E-Mails und Protokollierung
So funktioniert die automatisierte Gesellschaftsabrechnung
Über den FO-Server-Dienst (Einrichtung im Bereich Einstellungen – Globale Einstellungen – FOServer-Konfiguration) können nun Gesellschaftsabrechnungen automatisiert erstellt werden – für einzelne oder mehrere Gesellschaftsgruppen (keine einzelnen Gesellschaften).
Hierfür steht der neue FO-Server-Task „Gesellschaftsabrechnung“ zur Verfügung.
Im Einrichtungsassistenten lassen sich alle wichtigen Parameter individuell festlegen:
- Ausführungsintervall: einmalig, täglich, wöchentlich, monatlich
- Ausführungszeitpunkt: je nach gewähltem Intervall
- Auswahl Pseudomandant: relevant in einem Mehrmandantensystem
- Abrechnungsintervall: monatlich, quartalsweise
- Abzurechnende Gesellschaftsgruppen: eine, mehrere, alle
- (optional) Empfängeradresse für Status-E-Mail: automatische Info über durchgeführte oder fehlgeschlagene Abrechnungen
- Ausgabeverzeichnis: Speicherort der generierten Abrechnungen
Alle Meldungen werden – wie bei anderen FO-Server-Tasks – im FO-Server-Protokoll dokumentiert. Zusätzlich erhalten Sie automatisch eine Status-E-Mail mit dem Betreff „Status-E-Mail Gesellschaftsabrechnung FO-Server“.
Status-Meldungen im Überblick
Beispiel für erfolgreich durchgeführte Abrechnung:
„Folgende Meldungen sind aufgetreten:
Abrechnung für die Gesellschaftsgruppe IMMO – QA1 (Abrechnungs-Nummer: 9926) bis zum 31.01.2025 wurde erzeugt.
Abrechnung für die Gesellschaftsgruppe IMMO – QA1 (Abrechnungs-Nummer: 9927) bis zum 28.02.2025 wurde erzeugt.“
Beispiel, wenn keine Abrechnung erforderlich war:
„Folgende Meldungen sind aufgetreten:
Es wurden zur Gesellschaftsgruppe IMMO – QA1 keine Abrechnungen erstellt.
Es wurden zur Gesellschaftsgruppe IMMO – QA2 keine Abrechnungen erstellt.“
Hinweise zur Einrichtung
Damit der E-Mail-Versand über den FO-Server funktioniert, muss der globale SMPT-Server aktiviert sein. Tritt ein Fehler auf, wird dies im FO-Server-Protokoll dokumentiert:
Info „Fehler beim Statusmail-Versand“ / Meldungen „SMTP ist in den Einstellungen nicht aktiv.“
Haben Sie Fragen zur automatisierten Gesellschaftsabrechnung?
Wir helfen Ihnen gerne .
Anwendungsbeispiel 1:
Für die abzurechende Gesellschaftsgruppe gibt es noch keine Abrechnung:
Über FO-Server wird nur eine Abrechnung erstellt für Zeitraum 01.01.1900 bis Ende letztes Intervall (monatlich bzw. quartalsweise) (bspw. FO-Server-Lauf am 04.07.2025 / Intervall monatlich -> FO-Server erstellt eine Abrechnung 01.01.1900 – 30.06.2025).
Anwendungsbeispiel 2:
Für die abzurechende Gesellschaftsgruppe gibt es bereits Abrechnungen:
Über FO-Server wird zunächst eine Abrechnung erstellt für den Zeitraum Ende der letzten Abrechnung bis Ende eingestelltes Intervall und dann die folgenden Abrechnungen für fehlende Zeiträume je Intervall (bspw. letzte Abrechnung bis 15.02.2025 / FO-Server-Lauf am 04.07.2025 / Intervall quartalsweise) -> FO-Server-Lauf erstellt folgende Abrechnungen: 16.02.2025 – 31.03.3025 und 01.04.2025 – 30.06.2025).
Konnten einzelne oder alle Abrechnungen nicht erstellt werden, erhält der FO-Server-Task den Status „Fehlerhaft“ und es werden entsprechende Hinweismeldungen dokumentiert.
Hinweise zum Ausgabe-Verzeichnis
Im definierten Zielverzeichnis wird ein Ordner mit Zeitstempel des FO-Server-Laufes erstellt (Jahr, Monat, Tag) und darin die einzelnen erstellten Gesellschaftsabrechnungen abgelegt.
Benamung der Dateien: <Gesellschaftgruppenname>(<Abrechnungsnummer>)<BisDatumDerAbrechnung>
Ist die Ordnerstruktur zum Zielverzeichnis beim Zeitpunkt des FO-Server-Lauf nicht (komplett) vorhanden, so werden die fehlenden Ordner erzeugt und die Dateien im Zielverzeichnis abgelegt.
Hat der Benutzer, unter dem der FO-Server-Task läuft, keine Berechtigung zum Schreiben in das Zielverzeichnis, so erhält der FO-Server-Lauf den Status „Fehlerhaft“ mit Protokoll-Meldung bzw. Meldung in Status-E-Mail „Gesellschaftsgruppe Mustergruppe QA: Donnerstag, 10. Juli 2025 11:12:48 : Das Zielverzeichnis ‚C:/TestA/TestB/Ablage/20250710‘ konnte nicht erstellt werden.“
Gleichzeitige Abrechnung manuell und über FO-Server-Task blockiert:
Wird parallel eine manuelle Abrechnung für eine Gesellschaftsgruppe gestartet, die bereits in einem automatisierten Task enthalten ist, wird der Neu-Button automatisch deaktiviert (und hat Tooltip mit entsprechendem Hinweis „Mindestens eine der ausgewählten Gesellschaften ist in einem FO-Server-Task Gesellschaftsabrechnung zur Abrechnung hinterlegt”).
Verfügbarkeit des neuen Features
- SMART-ADMIN-Version ab 25.08.0029 Update 1
(Download-Link: https://update-fo.smartinsur.de/login). - Lassen Sie bitte durch eine kurze E-Mail an service@smartinsurtech.de den Zugang freischalten.
