Maklerverwaltungsprogramm Smart Admin
Ressourcen intelligent nutzen: Wie die FINANZAGENTUR Beyer OHG mit Smart Admin dem Fachkräftemangel begegnet
Die FINANZAGENTUR Beyer OHG ist seit über 50 Jahren eine unabhängige Anlaufstelle für Versicherungs- und Finanzfragen. Das bedeutet: Sie ist an keine bestimmte Gesellschaft gebunden, sondern kann aus vielen Anbietern das passende Angebot für alle Kunden auswählen – egal ob es um Versicherungen, Geldanlagen oder Bausparverträge geht.
Das vierköpfige Team schließt nicht nur neue Verträge ab, sondern prüft auch bestehende und betreut sie weiter. Besonders praktisch: Auch wenn die Versicherungen über mehrere Gesellschaften laufen, übernimmt die Agentur die zentrale Betreuung – so gibt es nur noch einen Ansprechpartner.
Dabei ist die Beratung immer objektiv, ohne Eigeninteresse. Ziel ist es, die Lösung zu finden, die wirklich zu den Bedürfnissen und zur Situation der Kundinnen und Kunden passt.
FINANZAGENTUR
Beyer OHG
Mein Tipp an andere Maklerbüros:
Warten Sie nicht auf die perfekte Lösung. Es lohnt sich, die Möglichkeiten, die ein System wie Smart Admin bereits heute bietet, Schritt für Schritt auszuschöpfen.
Auch kleine digitale Verbesserungen summieren sich – und machen im Arbeitsalltag am Ende den entscheidenden Unterschied.
Immer mehr Aufgaben, begrenzte Fachkräfte
Wie viele kleine und mittelständische Maklerbüros stand auch die FINANZAGENTUR Beyer OHG vor einer typischen Herausforderung: Es kamen immer mehr Kundschaften hinzu, und mit jedem neuen Auftrag wuchs der Verwaltungsaufwand – mehr Verträge mussten bearbeitet, mehr Dokumente geprüft und mehr Fristen eingehalten werden.
Gleichzeitig stiegen die Erwartungen der Kundinnen und Kunden: Sie wollten schnellere Antworten, besseren Service und am liebsten digitale Lösungen. All das bedeutete: Das Team musste Wege finden, um mehr Arbeit mit den vorhandenen Kräften zu bewältigen – denn zusätzliche Fachkräfte zu finden, ist in Zeiten des Fachkräftemangels eine Herausforderung.
Vor dieser Situation stellte sich Geschäftsführer Thomas Beyer die entscheidende Frage: Wie können wir effizienter arbeiten, ohne bei der persönlichen Betreuung Abstriche zu machen?
Digitalisierung und Automatisierung mit Smart Admin
Um diese Herausforderung zu meistern, entschied sich Thomas Beyer dafür, die vorhandenen Ressourcen zu stärken – und setzte dabei gezielt auf die Prozesssteuerung in Smart Admin. So wurden Standardabläufe wie etwa die Provisionsabrechnungen (über BiPRO), die Schadenbearbeitung oder der Angebotsversand automatisiert. Zusätzlich werden Rechnungen heute automatisch an die Buchhaltung (DATEV) übergeben, Tankbelege direkt vor Ort mobil erfasst und unmittelbar verbucht. Darüber hinaus finden Beratungen inzwischen überwiegend online statt, und auch für die Erstellung von Kundenanschreiben oder SQL-Codes nutzt das Team moderne KI-Tools wie ChatGPT.
Besonders wichtig ist dabei, dass die Prozesse genau dort flexibel bleiben, wo Individualität gefragt ist – beispielsweise bei der direkten Kommunikation mit Kundinnen und Kunden. Wenn ein Angebot vorbereitet wird, erstellt das System automatisch einen E-Mail-Entwurf, der bereits alle Standardinformationen, formalen Angaben und Anhänge enthält. Mit anderen Worten: das Maklerverwaltungsprogramm Smart Admin gibt hier den roten Faden vor, der sicherstellt, dass alle wichtigen Punkte enthalten sind. Das spart Zeit, denn das Team muss nicht bei null anfangen. Gleichzeitig schauen die Mitarbeitenden aber jeden Entwurf nochmal durch und ergänzen persönliche Details, die aus dem Kundengespräch wichtig waren.
„Der rote Faden ist vorgegeben – und genau das spart uns Zeit, ohne dass wir dabei den persönlichen Touch verlieren“, erklärt Thomas Beyer.
„Wir werfen bei jeder neuen Version von Smart Admin gerne einen Blick ins Changelog”, berichtet Thomas Beyer. „Die regelmäßigen Updates – in der Regel viermal im Jahr – bringen fast immer Funktionen mit, die wir direkt in unsere Prozesse integrieren können.”
Das Ergebnis: Effizienzgewinne und mehr Freiraum
Die Effekte dieser Maßnahmen sind deutlich spürbar: Seit Jahresbeginn arbeitet die Agentur mit einer Teilzeitkraft weniger, ohne dass Aufgaben unerledigt bleiben. Stattdessen werden die frei gewordenen Tätigkeiten durch automatisierte Abläufe sowie gezielte externe Unterstützung (über das VEMA-Backoffice) aufgefangen. So konnte das Team seine Leistung steigern, ohne zusätzliches Personal einstellen zu müssen – ein wichtiger Schritt, um dem Fachkräftemangel erfolgreich zu begegnen.
Thomas Beyer schätzt die gewonnene Effizienz auf rund drei Stunden pro Tag – das entspricht etwa der halben Arbeitszeit einer Teilzeitkraft. Würden diese Aufgaben extern vergeben, lägen die Kosten bei rund 180 € täglich.
„In Relation zu unseren Personalkosten ist das ein signifikanter Wert“, betont der Gesellschafter. Doch nicht nur das Team profitiert von dieser neu gewonnenen Effizienz: Auch Thomas Beyer selbst gewinnt wertvolle Zeit – sei es für die Familie, für private Projekte oder für die Zusammenarbeit mit Kolleginnen und Kollegen.
3 Stunden täglich gespart:
durch automatisierte Prozesse – von der Provisionsabrechnung bis zum Angebot – gewinnt das Team täglich wertvolle Arbeitszeit zurück.
180 € pro Tag gespart:
Automatisierung spart nicht nur Zeit, sondern auch Geld – so entfallen externe Kosten für manuelle Routinen.
1 Teilzeitkraft entlastet:
Smart Admin übernimmt Routineaufgaben – so kann sich das Team auf wertschöpfende Tätigkeiten und persönliche Beratung konzentrieren.
Smart Admin
Die flexible Verwaltungssoftware
Das digitale Maklerverwaltungsprogramm sorgt für maximale Effizienz Ihrer Administration und Verwaltung von Kundendaten. Die integrierte Prozessunterstützung reicht von BiPRO-Anbindungen über flexible Services zur Bestandsverwaltung bis zu Reportings.