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CRM Software für Versicherungsmakler und Versicherungsvertriebe
Strukturierte Kundenverwaltung, klare Prozesse und eine stabile Datenbasis – speziell für die Versicherungsbranche.
Smart Admin ist mehr als ein klassisches CRM für Versicherungsmakler: Die Software verbindet Kunden- und Vertragsverwaltung, Dokumentenmanagement, Prozesssteuerung und Teamorganisation in einem zentralen System. Damit erhalten Versicherungsvertriebe und wachsende Maklerorganisationen eine Lösung, die Kundenbeziehungen abbildet, Bestände strukturiert und interne Abläufe verlässlich steuert.
Was ein CRM für Versicherungsmakler leisten muss – und warum herkömmliche Systeme nicht ausreichen
Ein klassisches CRM bildet meist nur Kontakte und Aktivitäten ab. Für Versicherungsmakler und insbesondere für Versicherungsvertriebe reicht das nicht aus. Hier müssen Kundendaten, Verträge, Dokumente, Vorgänge und Workflows in einer Lösung zusammenlaufen – und zugleich klaren rechtlichen Anforderungen entsprechen.
Smart Admin deckt genau diese Anforderungen ab: Es vereint die CRM-Funktionen der Kundenverwaltung mit echter Bestandsführung, Dokumentenprozessen und automatisierten Abläufen. Das macht das System zu einer CRM-Alternative, die speziell auf Vermittlerbetriebe zugeschnitten ist.
Warum Versicherungsvertriebe ein spezialisiertes CRM benötigen
In Versicherungsvertrieben arbeiten häufig mehrere Mitarbeitende parallel mit denselben Kundinnen und Kunden. Ohne ein spezialisiertes CRM bzw. eine Versicherungsmakler Software entstehen schnell Doppelarbeiten, Dateninkonsistenzen und unklare Verantwortlichkeiten. Smart Admin schafft hier eine verbindliche Struktur, die Abläufe beschleunigt, Teams entlastet und die Qualität der Kundenbetreuung verbessert.
Einheitliche Datenbasis im gesamten Vertrieb
Alle Kundendaten, Verträge und Vorgänge in einem System – ohne Insellösungen.
Strukturierte Zusammenarbeit in Teams
Rollen, Rechte und Vorgänge sorgen für klare Verantwortlichkeiten.
Effizientere Prozesse & weniger manuelle Arbeit
Automationen reduzieren Routineaufgaben und Fehlerquellen.
Mehr Transparenz im gesamten Beratungsprozess
Vom Erstkontakt bis zur Vertragsbetreuung nachvollziehbar dokumentiert.
CRM-Funktionen für die Versicherungsbranche – erweitert um Bestands- und Prozesssteuerung
Smart Admin verbindet CRM-Elemente mit Funktionen, die speziell für Versicherungsvertriebe entscheidend sind:
Provisionsabrechnung
Sämtliche Produkte und Abrechnungslogiken abbilden. Automatisiert prüfen, berechnen, verteilen und dokumentieren.
Reports erstellen
Aus relevanten Daten auf Knopfdruck im MVP wichtige Informationen aufbereiten und bereitstellen.
Kunden betreuen
Tagesaktuell auf Kunden- und Produktdaten zugreifen, anpassen und automatisch Touchpoints erzeugen.
Integrationstiefe
Dank smarter Schnittstellen zu CRM und Beratungstechnologien medienbruchfrei von Analyse bis zum digitalen Abschluss arbeiten.
Vertriebscontrolling
Mit Daten aus der gesamten Organisation Zielsetzungen überprüfen und Unternehmensgesundheit sicherstellen.
Dokumentenmanagement
Dokumente per Datenservice automatisch liefern und mithilfe künstlicher Intelligenz aufbereiten lassen. Ganz einfach ohne IT-Know-how.
BiPRO-Hub
Direkt in das Extranet der Versicherer navigieren, Dokumente auf Knopfdruck abholen und automatisch den korrekten Verträgen zuordnen lassen.
Auskunftssystem
Mobil auf Kunden- und Vertragsdaten zugreifen und Adressänderungen und Bestandsübertragungen komfortabel automatisieren.
Tarifvergleiche
Unabhängige Tarif-Ratings von Smart Check sind auf Basis von Verbraucherschutzkriterien direkt im Online-Vermittler-Frontend Smart Cockpit für den Außendienst integriert.
Bestands-Verwaltung und Neukundenvertrieb mit Smart Admin & Co.
Eine integrierte Gesamtlösung, die Ihnen Zeit und Kosten spart
Bestandspflege und Vertrieb reibungslos in EINEM System
Mit Smart Admin bündeln Sie Verwaltung, Analyse und Controlling in einem System. Smart Gevo sorgt für saubere, automatisiert verarbeitete Daten und nimmt dem Backoffice die Arbeit ab. Smart Cockpit unterstützt den Vertrieb mit Echtzeit-Synchronisation und direktem Zugriff auf Kunden und Verträge.
Sie erhalten ein MVP, das Ihren gesamten Datenstrom abbildet und die manuelle Arbeit auf ein Minimum reduziert.
Automatisieren Sie Ihre individuellen Prozesse
Passen Sie Smart Admin einfach ohne Code und IT an Ihre individuellen Workflows an. Mit Prozesssteuerung, Massenbearbeitungen und flexiblen Triggern automatisieren Sie Benachrichtigungen, Dokumentenerstellung oder Mailings mit nur einem Klick.
Für ein passgenaues und hochautomatisiertes Backoffice, das bis zu 98,25 % aller Bestände vollautomatisch verarbeitet.
Eine perfekte Datenbasis ganz ohne Aufwand
Wir halten Ihren Bestand automatisch gepflegt und auf dem neuesten Stand. Dank standardisierter Schnittstellen fließen alle Daten sicher zwischen Teams, Systemen und Versicherern – und bleiben dabei stets in Ihrem Besitz.
Das Ergebnis: Volle Datenqualität, ohne dass Sie händisch anpassen, versenden oder lange suchen müssen.
Dank live Reports und Forecasting bessere Entscheidungen treffen
Aus relevanten Daten werden klare Erkenntnisse: Reports und Forecasts schaffen volle Transparenz über Organisation und Vertrieb. Sie erkennen Trends frühzeitig, überprüfen Zielsetzungen und steuern Ihr Geschäft datenbasiert.
So behalten Sie den Überblick und sichern gleichzeitig hohe Kundenzufriedenheit.
CRM-Software oder Maklerverwaltungsprogramm im Vergleich – Was Smart Admin anders macht
| Bereich | Klassisches CRM | Smart Admin |
|---|---|---|
| Kundenverwaltung | ✔️ | ✔️ erweitert um Vertragsdaten |
| Vertragsverwaltung | ❌ | ✔️ vollständig |
| Dokumentenmanagement | 🟧 einfach | ✔️ mit Automatisierung |
| Workflows & Prozesse | 🟧 begrenzt | ✔️ voll integriert |
| Teamsteuerung | ✔️ | ✔️ granular |
| Bestandsführung | ❌ | ✔️ zentral |
| Beratungsprozesse | ❌ | ✔️ Optional via Smart Consult |
Für welche Versicherungsorganisationen Smart Admin als CRM geeignet ist
Smart Admin ist ideal für Unternehmen, die mehr benötigen als eine einfache Kontaktverwaltung. Die Software richtet sich an Organisationen, die Bestände managen, Prozesse strukturieren und mehrere Mitarbeitende koordinieren.
Ideal für:
- Versicherungsvertriebe
- Maklerbüros mit mehreren Mitarbeitenden
- wachsende Maklerorganisationen
- hybride Teams (Innen-/Außendienst)
Bedingt ideal für: reine Einzelmakler, die nur einfache CRM-Funktionen ohne Vertrags- oder Dokumentenprozesse benötigen.
Ihre Vorteile im täglichen Betrieb
Einheitliche Kunden- und Vertragsdaten: Keine verstreuten Informationen über verschiedene Systeme.
Weniger manueller Aufwand: Automatisierte Verarbeitung von Dokumenten und Vorgängen.
Verbesserte Prozessqualität: Nachvollziehbare Abläufe vom Erstkontakt bis zur Vertragsbetreuung.
Effiziente Zusammenarbeit im Team: Rollen, Rechte und Vorgänge sorgen für klare Verantwortlichkeiten.
Skalierbar für wachsende Organisationen: Von kleinen Teams bis zu großen Vertriebsstrukturen.
Zukunftssicher und revisionskonform: Hosting in Deutschland, regelmäßige Updates, hohe Datensicherheit.
CRM & Beratung kombiniert: Smart Admin, Smart Consult und Smart Check
Während Smart Admin die Kunden-, Vertrags- und Prozesswelt im Vertrieb abbildet, ergänzen der unabhängige Vergleichsrechner Smart Consult Schnellrechner, die Konzeptberatung Smart Consult und das Tarif-Rating Smart Check den fachlichen Beratungsprozess. Dadurch können Vergleich, Analyse und Beratung direkt auf denselben Bestandsdaten aufbauen – ohne doppelte Eingaben und ohne Medienbrüche.
Smart Consult Schnellrechner
Schnelle, spartenübergreifende Tarifübersichten mit minimaler Dateneingabe. Ideal für Erstgespräche, Vorqualifizierungen und Situationen, in denen eine schnelle Einschätzung benötigt wird.
Smart Consult
Vollständige Beratungsstrecke: Bedarfsanalyse, Tarifvergleich, Empfehlung und Dokumentation. Geeignet für umfassende, VVG-konforme Beratungssituationen.
Smart Check
Objektive Tarifanalyse: Qualitätsbewertung nach Verbraucherschutzkriterien, Ranking und PDF-Berichte. Ideal, wenn Tarifunterschiede detailliert und nachvollziehbar bewertet werden sollen.
So entstehen durchgängige Prozesse – auf einer gemeinsamen Datenbasis
Kunde → Bestand → Schnellvergleich → Analyse → Beratung → Dokumentation
Daten müssen nur einmal erfasst werden und können in jedem Schritt weitergenutzt werden. Das schafft Effizienz, Transparenz und einheitliche Beratungsqualität im gesamten Vertrieb.
Sicherheit und Stabilität für Versicherungsvertriebe
Hosting in Deutschland
Smart Admin wird in zertifizierten Rechenzentren in Deutschland betrieben. Damit bleiben alle Kundendaten, Vertragsinformationen und Dokumente im deutschen Rechtsraum – ein wichtiger Faktor für Versicherungsvertriebe mit hohen Datenschutzanforderungen.
Zugriffskontrollen & Rollenmodelle
Sensible Kundendaten dürfen nur von autorisierten Personen eingesehen und bearbeitet werden. Smart Admin bietet fein granulierte Rollen- und Berechtigungskonzepte, die sich an Teamgrößen, Hierarchien und Prozessen Ihrer Organisation anpassen lassen.
Smart Cloud Betrieb
Der Betrieb erfolgt in der Smart Cloud – inklusive Überwachung, technischen Updates, Weiterentwicklung und gesicherter Verfügbarkeit. Sie müssen sich weder um Server, Backups noch um Wartung kümmern.
Warum diese Sicherheitsarchitektur für Versicherungsvertriebe entscheidend ist
Versicherungsvertriebe verarbeiten besonders schützenswerte personenbezogene Daten und benötigen daher Systeme, die nicht nur funktional, sondern auch technisch zuverlässig sind. Das Maklerverwaltungsprogramm Smart Admin erfüllt diese Anforderungen durch verschlüsselte Datenübertragung, gesicherte Speicherung und kontrollierte Prozesse im laufenden Betrieb. Ergänzt wird dies durch eine kontinuierliche Weiterentwicklung der Plattform sowie eine hohe Ausfallsicherheit.
Diese Kombination bildet die Grundlage für einen stabilen operativen Alltag – unabhängig davon, wie viele Mitarbeitende oder Standorte in Ihrem Vertrieb eingebunden sind.
Effizienz in der Abrechnung beginnt mit einem Gespräch.
Wenn Sie nach einem CRM für Versicherungsmakler suchen, möchten Sie wahrscheinlich Kundendaten bündeln und Prozesse verbessern. Im Austausch sprechen wir darüber, wie Ihre Organisation aktuell arbeitet und welche Anforderungen Sie wirklich haben. Viele Vertriebe stellen dabei fest, dass ein CRM allein nicht ausreicht, weil Vertragsverwaltung, Dokumente, Abrechnungen und Workflows ebenfalls integriert werden müssen.
Ich erläutere Ihnen, wie Smart Admin als ganzheitliches System funktioniert und welche Vorteile ein Maklerverwaltungsprogramm gegenüber einer reinen CRM-Lösung bietet. So erhalten Sie eine klare Orientierung, welche Lösung Ihrem Team am meisten hilft.
Smart InsurTech
FAQ – CRM Software für Versicherungsmakler & Vertriebsorganisationen
Was unterscheidet ein klassisches CRM von einem CRM für Versicherungsmakler?
Ein Standard-CRM bildet in der Regel nur Kontakte, Termine und Aktivitäten ab. Versicherungsmakler benötigen jedoch zusätzlich Vertragsdaten, Dokumente, Vorgänge, Workflows, Provisions- und Bestandsinformationen sowie klare Rollenmodelle.
Smart Admin vereint CRM-Funktionen mit vollständiger Bestandsführung, Dokumentenmanagement und Prozesssteuerung – und ist damit deutlich umfassender als ein klassisches CRM.
Kann Smart Admin als CRM für meinen Versicherungsvertrieb genutzt werden?
Ja. Smart Admin bietet alle zentralen CRM-Funktionen wie Kundenverwaltung, Historien, Vorgänge und Aufgaben – ergänzt um die spezifischen Anforderungen eines Versicherungsvertriebs: Vertragsdaten, Dokumente, Bestandsprozesse, Rollenmodelle und automatisierte Abläufe. Es eignet sich damit sowohl als CRM-System als auch als vollwertige Maklerverwaltungssoftware.
Welche Daten kann ich in Smart Admin verwalten?
In Smart Admin verwalten Sie:
- Kundendaten
- Vertrags- und Tarifinformationen
- Dokumente aller Kategorien
- Vorgänge, Aufgaben und Wiedervorlagen
- Notizen, Kommunikation, Aktivitäten
- Schadenmeldungen und Änderungsdokumente
Damit bildet Smart Admin die komplette Kunden- und Vertragsbeziehung ab – weit über klassische CRM-Funktionen hinaus.
Gibt es eine kostenlose Testversion?
Eine klassische Testversion zum Selbst-Ausprobieren gibt es nicht. Stattdessen führen wir Sie in einer individuell aufgebauten Demo durch das System und zeigen Ihnen, wie Smart Admin in Ihrer Organisation eingesetzt werden kann. Dabei gehen wir auf Ihre Prozesse, Arbeitsabläufe und Anforderungen ein, sodass Sie einen realistischen Eindruck der Funktionen und Möglichkeiten erhalten.
Kann Smart Admin an individuelle Prozesse angepasst werden?
Ja. Rollen, Workflows, Aufgabenketten, Vorgangsarten und Dokumentenprozesse können an die Anforderungen Ihres Vertriebs oder Maklerbüros angepasst werden. Auch Corporate-Design-Anpassungen für Dokumente und Ausgaben sind möglich.
Wie unterscheidet sich Smart Admin von einer klassischen CRM-Software?
- CRM → Kontakte & Aktivitäten
- Smart Admin → Kontakte + Verträge + Dokumente + Workflows + Bestände + Teamsteuerung
Smart Admin ersetzt ein klassisches CRM vollständig und erweitert es um alle Elemente, die im Versicherungsvertrieb benötigt werden.
Gibt es eine kostenlose Testversion?
Alle Daten werden ausschließlich in Deutschland gespeichert. Zugriffskontrollen, Rollenmodelle, verschlüsselte Übertragung und der Betrieb in der Smart Cloud sorgen dafür, dass sensible Kunden- und Vertragsdaten geschützt bleiben. Regelmäßige Updates und ein kontrollierter technischer Betrieb runden das Sicherheitskonzept ab.
Wie läuft die Einführung ab?
Die Einführung erfolgt in mehreren Schritten:
- Orientierungsgespräch
- Individuelle Produktdemo
- Gemeinsame Planung (Rollen, Daten, Workflows)
- Begleitete Einführung und Migration
- Consulting-Angebote auf Wunsch
- Persönlicher Support im laufenden Betrieb
So stellen wir sicher, dass Smart Admin zu Ihrer Organisation und Ihrem Prozessmodell passt und Sie erfolgreich im Alltag damit arbeiten.
Kann Smart Admin mit bestehenden Systemen kombiniert werden?
Ja. Smart Admin kann über Schnittstellen mit bestehenden MVP-, CRM- oder Cloud-Systemen verbunden werden. Daten müssen nicht doppelt gepflegt werden, sondern können zentral genutzt werden – insbesondere in Kombination mit Smart Consult oder Smart Check.
Ist Smart Admin eine Cloud-Software?
Smart Admin kann sowohl in der Smart Cloud als auch in Ihrer eigenen IT-Infrastruktur betrieben werden.
Organisationen, die sich nicht selbst um Hosting, Updates, Backups oder technische Betreuung kümmern möchten, nutzen häufig die Smart Cloud. Hier übernehmen wir den kompletten technischen Betrieb, inklusive Wartung und gesicherter Verfügbarkeit.
Wenn Sie Ihre Systeme lieber selbst betreiben oder bereits eine bestehende Serverlandschaft haben, kann Smart Admin auch lokal bzw. in Ihrer eigenen Unternehmensumgebung betrieben werden.
So haben Sie volle Flexibilität und können den Betriebsweg wählen, der am besten zu Ihrer Organisation passt.
Für welche Arten von Vermittlerbetrieben eignet sich Smart Admin als CRM?
Smart Admin eignet sich für Versicherungsmakler, Mehrfachagenten, Maklerbüros und Versicherungsvertriebe. Für Versicherungsunternehmen ist Smart Admin nicht als klassisches Kernsystem gedacht, kann aber im Partner- oder Vertriebsmanagement eingesetzt werden.
Für welche Unternehmensgrößen ist Smart Admin geeignet?
Smart Admin eignet sich besonders für:
- Versicherungsvertriebe
- Maklerbüros mit mehreren Mitarbeitenden
- wachsende Maklerorganisationen
- Unternehmen mit hoher Prozess- oder Dokumentenlast
Einzelmakler mit reinem Kontaktverwaltungsbedarf benötigen meist nicht die volle Funktionsbreite.
Ist Smart Admin auch für kleinere Maklerbüros geeignet?
Ja, sofern mehrere Mitarbeitende, Aufgaben oder interne Prozesse koordiniert werden müssen. Einzelmakler, die nur ein einfaches Kontakt-CRM benötigen, profitieren weniger.
Sobald Bestandsführung, Dokumente oder Teamstrukturen wichtig werden, ist Smart Admin deutlich besser geeignet als ein Standard-CRM.
Gibt es anpassbare Dashboards in Smart Admin?
Smart Admin ist kein Dashboard-zentriertes CRM. Stattdessen stehen strukturierte Vorgänge, Rollenmodelle, Bestandsdaten und Dokumentenprozesse im Mittelpunkt. Für Steuerung und Transparenz bietet Smart Admin Auswertungen und Reports, die auf den Bedarf von Vertriebsorganisationen abgestimmt sind.
Kann Smart Admin E-Mails oder Kalenderdaten integrieren?
Smart Admin ist kein klassisches E-Mail- oder Kalender-CRM. E-Mails können jedoch über Dokumentenprozesse oder Vorgänge eingebunden werden. Kalenderfunktionen werden nicht innerhalb von Smart Admin abgebildet.
Kann ich meine Daten aus Excel importieren?
Ja. Bestands-, Vertrags- und Kundendaten können über strukturierte Importprozesse übernommen werden.
Gibt es eine mobile App für Smart Admin?
Smart Admin selbst ist als Backoffice-Lösung konzipiert und wird nicht als native mobile App angeboten. Für mobile Einsätze steht jedoch ein browserbasiertes Vermittlerfrontend zur Verfügung, das auf jedem Gerät genutzt werden kann – ohne Installation und jederzeit mit Zugriff auf ausgewählte Kunden- und Vertragsinformationen.
Für Ihre Endkundinnen und Endkunden gibt es zusätzlich die App YourShur, über die Dokumente, Vertragsinformationen und Kommunikation digital abgewickelt werden können. Ihr Außendienst oder Backoffice arbeitet weiterhin über Smart Admin bzw. das Vermittlerfrontend.
Welche Supportmöglichkeiten gibt es – und ist dieser auch außerhalb der Geschäftszeiten erreichbar?
Smart Admin bietet Support während der Geschäftszeiten telefonisch, per E-Mail oder über das Ticketsystem im Kundenportal an. Ein 24/7-Support oder Live-Chat steht aktuell nicht zur Verfügung. Der Support erfolgt vollständig auf Deutsch und wird regelmäßig mit 4,4 von 5 Sternen bewertet.
Wissen, das Sie im Vertriebsalltag weiterbringt
Praxisnahe Einblicke, Strategien und Inspiration rund um Digitalisierung, Prozessautomatisierung und Beratung im Maklervertrieb.
Ob Sie Ihren Vertrieb modernisieren, Automatisierung einführen oder bestehende Prozesse optimieren möchten – unsere Fachinhalte zeigen, wie es in der Praxis gelingt. In unseren Whitepapern, Webinaren und Guides teilen Expert:innen aus Entwicklung, Consulting und Vertrieb ihr Wissen aus über 300 Projekten mit Maklerbetrieben und Vertriebsorganisationen.
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