Kunden-Interview zur Dokumentenverarbeitung 2.0: Mehr Effizienz, weniger Aufwand
Seit dem vergangenen Jahr bieten wir Ihnen in der Dokumentenverwaltung SMART GEVO die Version 2.0 zur optimierten Datenklassifizierung und -extraktion an. Damit haben wir die Dokumentenverarbeitung auf ein neues Level gehoben: verbesserte Datenklassifizierung, automatisierte Extraktion und ein deutlich reduzierter manueller Aufwand.
Wie sich das konkret im Makleralltag bemerkbar macht, berichtet unser Anwender Thomas Beyer von der FINANZAGENTUR Beyer OHG im Interview.
Interview mit Thomas Beyer, FINANZAGENTUR Beyer OHG
Smart InsurTech (SmIT): Seit wann haben Sie die Dokumentenverarbeitung 2.0 im Einsatz?
Thomas Beyer (TB): Wir nutzen die neue Version seit Anfang Oktober 2024.
SmIT: War der „Umzug“ auf Version 2.0 sehr aufwendig?
TB: Wir hatten damit keinen Aufwand, da die SmIT die Umstellung für uns vollständig durchgeführt hat. Wir haben es nur daran gemerkt, dass wir keine Dokumente mehr manuell freigeben und den Geschäftsvorfällen zuordnen mussten. Einige Dokumente erreichen uns nun allerdings als „unbekannt“, da das neue System diese Dokumentenart nicht kennt. Sie erfordern im Postkorb eine manuelle Bearbeitung. Letztlich ist dies aber auch nicht mehr Aufwand als früher die Bearbeitung im Clearing.
In Summe wird jetzt ein Großteil der Dokumente automatisch verarbeitet ohne die früher notwendige Freigabe.
SmIT: Welche Mehrwerte haben Sie durch Version 2.0?
TB: Sehr positiv ist die nicht mehr erforderliche Freigabe. Die Automatisierung erspart mir daher viel Zeit. Jetzt sind zwar weniger Geschäftsvorfälle möglich, aber die jetzt vorhandenen funktionieren ohne Eingriff.
Sehr positiv habe ich auch das Anlernen der Beitragsinfos Kfz der VKB empfunden. Hier haben wir einige Verträge. Die VKB hatte bisher keine Rechnungen geliefert (das hat sich aber ab Februar 2025 geändert). Im Extranet wurden uns Vorabinfos zu den Anpassungen vom Versicherer bereitgestellt, welche für alle Verträge gebündelt aus dem Extranet geladen werden konnten. Nach kurzer Rücksprache mit der SmIT wurden auch diese Dokumente angelernt, sodass im Anschluss alle Beitragsinfos bei uns dunkelverarbeitet werden konnten. Riefen uns Kunden wegen der Kfz-Beitragsrechnungen an, so konnten wir den Vertrag in Smart Admin aufrufen und dank der Dokumentenverarbeitung sofort Auskunft zu den Beitragsänderungen geben, da diese automatisiert hinterlegt wurden. So mussten wir nicht erst ins Extranet des Versicherers wechseln. Allein diese eine „Importaktion“ hat uns ohne manuelle Arbeit rund 500 Dokumente ins System gespült.
Umstellung auf Dokumentenverarbeitung 2.0 zum 1. Juni 2025
Ab dem 1. Juni 2025 erfolgt die Dokumentenverarbeitung ausschließlich über die Version 2.0. Dank der Dunkelverarbeitung profitieren Sie von spürbar höherer Produktivität und deutlich reduziertem manuellem Aufwand.
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