Für Versicherungsvertriebe und Maklerbetriebe
Kundenverwaltungsprogramm für Versicherungsvertriebe und Maklerbüros
Wenn ein Bestand wächst, wird Kundenverwaltung schnell zum Engpass. Nicht weil Kontakte fehlen, sondern weil Informationen, Dokumente und Vorgänge verteilt sind und im Backoffice zu viel manuell zusammengezogen werden muss.
Smart Admin ist ein Maklerverwaltungsprogramm, das Kundenverwaltung als zentralen Prozess abbildet. Kundenakte, Verträge, Dokumente, Aufgaben und Standardschnittstellen greifen ineinander, damit Ihr Team schneller arbeitet, weniger Fehler macht und wiederkehrende Bestandsprozesse stabil laufen.
Woran Sie ein gutes Kundenverwaltungsprogramm im Maklerbetrieb erkennen
- Eine zentrale Kundenakte statt Informationen in Postfächern und Excel Dateien
- Klare Vorgänge und Zuständigkeiten damit nichts liegen bleibt, auch bei mehreren Sachbearbeitern
- Dokumente im richtigen Kontext automatisch beim Kunden und Vertrag
- Standardisierte Prozesse für Änderungen, Nachträge, Rückfragen und Bestandsarbeit
- Skalierbarkeit wenn Teamgröße, Bestand und Dokumentenvolumen wachsen
Warum Kundenverwaltung in Versicherungsvertrieben oft ausbremst
In Versicherungsvertrieben und größeren Maklerbüros entstehen Reibungsverluste fast immer an denselben Stellen. Daten liegen in mehreren Systemen, Dokumente kommen über verschiedene Kanäle, Zuständigkeiten wechseln, und Sonderfälle werden über Nachrichten oder Notizen gelöst.
Das führt zu doppelter Arbeit, Nachfragen, falschen Zuordnungen und langen Bearbeitungszeiten. Ein Kundenverwaltungsprogramm muss deshalb nicht nur speichern, sondern Arbeitsabläufe steuern und Bestandsprozesse verlässlich abbilden.
So unterstützt Smart Admin die Kundenverwaltung im Alltag
Zentrale Kundenakte
Alle relevanten Informationen, Dokumente und Vorgänge sind dort verfügbar, wo Ihr Team arbeitet. Das reduziert Rückfragen und verhindert, dass Wissen an einzelnen Personen hängt.
Vorgänge und Aufgabensteuerung
Statt E-Mail Ping Pong entstehen klare Vorgänge mit Zuständigkeiten und nächsten Schritten. Das ist besonders wichtig, wenn mehrere Mitarbeitende am selben Kunden arbeiten.
Dokumente strukturiert und KI-gestützt zuordnen
Dokumente werden nicht einfach abgelegt, sondern sauber dem Kunden und dem Vertrag zugeordnet. So bleibt der Bestand nachvollziehbar, auch wenn das Volumen steigt.
Standardfälle im Bestand effizient bearbeiten
Änderungen, Rückfragen und wiederkehrende Bestandsprozesse lassen sich strukturiert abarbeiten. Das reduziert manuelle Nachpflege und stabilisiert den Workflow im Backoffice.
Leistungsstarke Funktionen, wenn Kundenverwaltung skalieren soll
- Automatisierung mit BiPRO und KI als Grundlage für weniger manuelle Ablage, klare Zuordnung und effizientere Bestandsprozesse
- Provisionsabrechnung als integriertes Feature wenn Abrechnung Teil Ihrer internen Steuerung und Transparenz ist
- Reporting für Überblick, Auswertungen und bessere Steuerung im Vertrieb und Backoffice
Welche Funktionen in Ihrem Betrieb den größten Effekt haben, hängt von Struktur, Bestand und Prozessen ab. Ein kurzer Fit Check ist oft schneller als ein Tool Vergleich auf Basis von Featurelisten.
BiPRO in Kundenverwaltungssoftware für Versicherungsmakler
Ein Muss für den modernen Makleralltag
Als Vorreiter technologischer Entwicklungen in der Versicherungsbranche setzen wir konsequent auf die Implementierung von BiPRO-Normen. Unser aktives Engagement bei BiPRO e.V. treibt den Fortschritt in der Branche voran und schafft standardisierte, effiziente Prozesse für Makler und Versicherungsunternehmen.
Mit unserer Maklerverwaltungssoftware Smart Admin integrieren wir BiPRO-Lösungen nahtlos in Ihren Arbeitsalltag. Dies ermöglicht einen automatisierten Austausch von Daten und Dokumenten – schnell, sicher und standardisiert. Versicherungsmakler profitieren bereits heute von einem System, das Bestandsübertragungen und Änderungsservices über BiPRO-Normen abwickelt. Dadurch wird die Verarbeitung von Dokumenten in beide Richtungen erheblich beschleunigt, und Makler sichern sich ihre Provisionen für verwaltete Verträge wesentlich schneller. Was früher Wochen dauerte, wird dank BiPRO auf Stunden oder sogar Sekunden reduziert.
Programme für Versicherungsmakler vergleichen, worauf es für Vertriebe wirklich ankommt
Viele Programme für Versicherungsmakler wirken auf den ersten Blick ähnlich. Der Unterschied zeigt sich in der täglichen Arbeit, bei Sonderfällen und bei der Frage, ob Prozesse im Team stabil funktionieren.
- Prozessfähigkeit können Vorgänge und Bestandsfälle sauber gesteuert werden
- Automatisierung wie viel bleibt manuell, wie viel lässt sich standardisieren
- Nachvollziehbarkeit wer hat was wann bearbeitet, inkl. Dokumentation
- Skalierung funktioniert es auch bei mehr Mitarbeitenden und höherem Volumen
Mit unserer Checkliste können Versicherungsvertriebe systematisch prüfen, welche Maklerverwaltungssoftware ihre organisatorischen Anforderungen erfüllt – von Prozessabbildung über Datenqualität bis zu Rollen- und Teamstrukturen.
Checkliste zur Auswahl der passenden Kundenverwaltungssoftware herunterladen
Worauf Versicherungsvertriebe bei Verwaltungssoftware wirklich achten sollten
Teamfähigkeit
Vorgänge, Zuständigkeiten und Transparenz, damit Arbeit nicht an einzelnen Personen hängt.
Prozesslogik
Wiederkehrende Bestandsprozesse strukturiert bearbeiten, statt über E Mails und Excel zu steuern.
Skalierung
Funktioniert auch bei mehr Mitarbeitenden, mehr Vorgängen und mehr Dokumenten ohne Nacharbeit.
Automatisierung
BiPRO und unterstützende KI reduzieren manuelle Schritte und stabilisieren den Workflow.
Nachvollziehbarkeit
Klare Dokumentation und Historie, damit Rückfragen nicht zum Zeitfresser werden.
Viele interne Prozesse optimiert
Wir nutzen als Versicherungsvertrieb seit 2010 Smart Admin. Indem das Maklverwaltungsprogramm viele unserer internen Prozesse optimiert und automatisiert hat, konnten wir in den vergangenen Jahren unsere Unternehmensgröße verdoppeln und auch weitere Standorte eröffnen. Zudem erleichtert die Integration der Beratungssoftware den Arbeitsalltag unserer Vermittler.
Die Einführung war unkompliziert
Früher nutzten wir eine teilautomatisierte Eigenlösung. Jetzt reicht ein Klick auf die entsprechenden Fremdverträge im Maklerverwaltungsprogramm. Das System erledigt den weiteren Prozess im Hintergrund. Die Einführung war unkompliziert: Eine kurze Schulung reichte, der Ablauf ist intuitiv und selbsterklärend. Der Nutzen sprang sofort ins Auge – für jeden Mitarbeitenden direkt nachvollziehbar.
Verbesserung dank Smart Admin
Durch die stetige Weiterentwicklung des Smart Admin konnten wir unsere Abläufe und Prozesse kontinuierlich verbessern und digitalisieren. Von dieser Entwicklung partizipieren nun auch unsere Partner. Diese können durch die individualisierte Akkurat Version des Smart Admin und die Nutzung des Smart Gevo nun auf eine gelabelte Version und eine lfd. Datenpflege der Bestände zurückgreifen.
So läuft die Zusammenarbeit mit Smart InsurTech
Ein Kundenverwaltungsprogramm einzuführen ist für Versicherungsvertriebe und Maklerbüros ein wichtiges Projekt. Damit am Ende nicht nur Software steht, sondern spürbare Entlastung im Alltag entsteht, ist unsere Zusammenarbeit klar strukturiert und auf stabile Prozesse ausgelegt.
So arbeiten wir gemeinsam:
- Klarer Startpunkt: Wir schauen auf Ihre aktuelle System- und Prozesslandschaft und identifizieren, wo heute Zeit verloren geht und welche Abläufe zuerst stabilisiert werden sollten.
- Strukturierter Einstieg: Wir definieren gemeinsam die Zielprozesse für Kundenverwaltung, Vorgänge und Dokumente, damit Smart Admin von Anfang an zu Ihrem Alltag passt.
- Praxisnahe Umsetzung: Die Einführung folgt einem nachvollziehbaren Vorgehen, inklusive Einrichtung der Benutzerstrukturen und sauberer Abbildung Ihrer Prozesse.
- Persönlicher Ansprechpartner: Sie haben feste Ansprechpartner, die Ihre Organisation kennen und Fragen schnell klären, damit Ihr Team im Tagesgeschäft sicher arbeiten kann.
- Stabile Weiterentwicklung: Wir denken nicht in Einmalprojekten, sondern in dauerhaft stabilen Abläufen, die mit Ihrem Bestand und Team mitwachsen.
Diese Art der Zusammenarbeit ist der Grund, warum Smart Admin besonders für Organisationen geeignet ist, die klare Verantwortlichkeiten, stabile Prozesse und eine verlässliche Systembasis benötigen.
Kurzer Fit Check mit Lea Bosch, damit Smart Admin zu Ihrem Alltag passt
Versicherungsvertriebe und Maklerbüros haben selten dasselbe Setup. Teamgröße, Bestandsvolumen, Prozessreife und Systemlandschaft unterscheiden sich stark. Deshalb starten wir mit einem kurzen Fit Check statt mit einer Standardpräsentation.
Lea Bosch klärt mit Ihnen, wo heute Zeit verloren geht, welche Prozesse stabilisiert werden müssen und ob ein MVP wie Smart Admin oder in Einzelfällen eine Beratungslösung als Einstieg sinnvoll ist.
Smart InsurTech
Wissen, das Sie im Vertriebsalltag weiterbringt
Praxisnahe Einblicke, Strategien und Inspiration rund um Digitalisierung, Prozessautomatisierung und Beratung im Maklervertrieb.
Ob Sie Ihren Vertrieb modernisieren, Automatisierung einführen oder bestehende Prozesse optimieren möchten – unsere Fachinhalte zeigen, wie es in der Praxis gelingt. In unseren Whitepapern, Webinaren und Guides teilen Expert:innen aus Entwicklung, Consulting und Vertrieb ihr Wissen aus über 300 Projekten mit Maklerbetrieben und Vertriebsorganisationen.
Alle Inhalte finden Sie gesammelt auf unserer Ressourcenseite – kompakt, anwendungsorientiert und jederzeit abrufbar.