Maklerverwaltungsprogramm Smart Admin
Gute Workflows statt Überstunden: Wie Automatisierung bei FinanzCheckpoint für Entlastung sorgt
Die FinanzCheckpoint GmbH ist ein seit 2006 bundesweit tätiger, inhabergeführter Versicherungsmakler mit Sitz in Wusterwitz – idyllisch gelegen am Großen Wusterwitzer See. Mit einem engagierten Team betreut das Unternehmen mehrere tausend Privatkunden sowie geschäftliche Kundschaften aus ganz Deutschland – von Freiberuflern über mittelständische Betriebe bis hin zu Industrieunternehmen und Vereinen.
Der Fokus der FinanzCheckpoint GmbH liegt auf serviceorientierter Beratung, einer regelmäßigen Überprüfung der Versicherungsverträge und der persönlichen Begleitung im Schadenfall – individuell, verlässlich und nah an Kundinnen und Kunden.
Doch in einem Markt, der von steigenden Anforderungen und einem zunehmenden Fachkräftemangel geprägt ist, braucht es mehr als das. Geschäftsführer Stephan Sehl hat früh erkannt, dass nachhaltige Kundennähe und betriebliche Effizienz nur mit digital unterstützten Prozessen gelingen. Deshalb setzt er bereits seit 2016 auf das Maklerverwaltungsprogramm Smart Admin – und seit 2019/2020 zusätzlich auf den vollautomatisierten Dokumentenservice Smart Gevo.
Was in vielen Vermittlerbetrieben noch als digitale Zukunftsvision gilt, ist bei der FinanzCheckpoint GmbH längst gelebte Praxis: „Digitalisierung ist bei uns kein Thema mehr – das ist Standard“, so Sehl.
FinanzCheckpoint GmbH
Mein Tipp an andere Maklerbüros:
Sauber strukturierte Prozesse machen Spaß, weil sie Freiraum verschaffen, den man für die Beratung von Bestandskunden, das Gewinnen von Neukunden oder für sich privat nutzen kann.
Von vier Innendienstkräften auf eine – durch Automatisierung
Noch vor wenigen Jahren waren bei der FinanzCheckpoint GmbH drei bis vier Mitarbeitende allein mit manuellen Verwaltungsaufgaben beschäftigt: Sie holten Dokumente aus Maklerportalen, scannten Post ein, legten Verträge an und aktualisierten Daten. Heute reicht für all diese Tätigkeiten eine einzige Kraft – unterstützt von über 500 automatisierten Prozessen, die den administrativen Aufwand deutlich reduzieren.
Die Effekte dieser Entwicklung sind beachtlich: Die monatliche Ersparnis durch Prozessautomatisierung liegt nach interner Schätzung bei rund 15.000 Euro. Gleichzeitig bleibt das Team mit insgesamt sechs Mitarbeitenden bewusst schlank aufgestellt – nicht aus Kostengründen, sondern weil es die digitalen Abläufe ermöglichen. Ohne diese Struktur wären vier bis fünf zusätzliche Fachkräfte nötig, um das heutige Arbeitsvolumen zu bewältigen. In größeren Unternehmen wären dank des Skalierungspotenzials wesentlich höhere Einsparungen möglich.
Alltägliches automatisieren, damit vom Kfz-Antrag bis zum Vermögensstand alles läuft
Mehr als 500 automatisierte Prozesse kommen bei der FinanzCheckpoint GmbH inzwischen zum Einsatz – von einfachen Erinnerungen bis hin zu komplexen Workflows, die sich durch mehrere Systeme ziehen.
Ein Beispiel aus dem Alltag ist der Umgang mit BiPRO-Meldungen zum Vermögensstand: Das System erkennt automatisch, ob eine solche Meldung aktiv von Kundinnen und Kunden angefordert wurde. Nur in diesem Fall wird der Innendienst benachrichtigt – andernfalls bleibt der Schritt aus, da keine Aktion notwendig ist. So entfällt eine mühsame manuelle Prüfung, die früher in fast allen Fällen ohnehin ins Leere lief.
Auch bei Kfz-Zulassungen sorgt Automatisierung für Effizienz: Sobald eine Zulassungsbestätigung vorliegt, wird automatisch eine personalisierte E-Mail an die Kundschaft verschickt – inklusive eines Links zu einem Online-Formular. Die eingegebenen Daten fließen direkt ins Maklerverwaltungsprogramm Smart Admin und stehen sofort für die Angebotserstellung zur Verfügung.
Solche Beispiele zeigen, wie gezielte Prozesssteuerung nicht nur Zeit spart, sondern auch Fehlerquellen minimiert und Mitarbeitende entlastet – ganz ohne Einbußen in der Kundenkommunikation.
Smarte Prozesssteuerung als Herzstück
Die eigentliche Stärke von Smart Admin liegt für das Team der FinanzCheckpoint GmbH nicht in der bloßen Verwaltung von Kundendaten, sondern in der intelligenten Prozesslogik. Während Vertrags- und Kundendaten grundsätzlich auch in anderen Systemen gepflegt werden könnten, ist es die Prozesssteuerung, die den entscheidenden Unterschied macht.
Ob Antragsstellung, Beratungsdokumentation oder Unterlagenversand – alle Abläufe sind mit standardisierten Vorlagen hinterlegt und so aufgebaut, dass sie mit minimalem Aufwand automatisiert bearbeitet werden können. Das reduziert nicht nur manuelle Arbeitsschritte, sondern sorgt gleichzeitig für einheitliche Qualität und hohe Verlässlichkeit in der Abwicklung.
„Automatisiert, was ihr könnt – sonst geht euch die Zeit aus.“
Für andere Vermittlerorganisationen hat Stephan Sehl eine klare Botschaft: Wer heute effizient und zukunftsfähig bleiben möchte, sollte so viele Prozesse wie möglich automatisieren. „Automatisiert, was ihr könnt – sonst geht euch die Zeit aus“, lautet sein Appell.
Dabei geht es nicht um blinden Aktionismus, sondern um eine klare strategische Haltung. Prozesse sind für ihn längst nicht mehr bloß Werkzeuge zur Entlastung – sie entscheiden über Skalierbarkeit, Wettbewerbsfähigkeit und Resilienz. Getreu des Mottos “Prozess schlägt Produkt” hat man sich bei FinanzCheckpoint auch ganz bewusst von Anbietern verabschiedet, deren Abläufe sich nicht in die eigene digitale Infrastruktur integrieren lassen. Denn: Nur wer flexibel aufgestellt ist, bleibt langfristig handlungsfähig.
Die Erfolgsgeschichte der FinanzCheckpoint GmbH macht deutlich, dass Digitalisierung keine Vision für morgen, sondern bereits heute Realität sein kann – und zwar ganz ohne zusätzlichen Personalaufbau. Automatisierte Abläufe schaffen Kapazitäten, sparen Ressourcen und geben dem Team mehr Zeit für das Wesentliche: den persönlichen Kontakt zu Kundinnen und Kunden.
Monatliche Ersparnis durch Automatisierung: 15.000 Euro
Administrative Aufgaben? Früher vier Personen, heute ein strukturierter Workflow.
Anzahl automatisierter Prozesse: über 500
Smart Admin
Die flexible Verwaltungssoftware
Das digitale Maklerverwaltungsprogramm sorgt für maximale Effizienz Ihrer Administration und Verwaltung von Kundendaten. Die integrierte Prozessunterstützung reicht von BiPRO-Anbindungen über flexible Services zur Bestandsverwaltung bis zu Reportings.