Automatisierungen in SMART ADMIN
Weniger manuell, mehr automatisch – drei Services für Adress-, Bank- und Bestandsänderungen in SMART ADMIN
Mit den integrierten Automatisierungs-Services in SMART ADMIN lassen sich wiederkehrende Aufgaben wie Bestandsübertragungen, Adressänderungen und Bankdatenaktualisierungen digital abwickeln – direkt aus dem System, ohne manuelle E-Mails oder eigene Vorlagen.
Änderungen werden automatisch an Versicherer übermittelt, der jeweilige Status ist jederzeit nachvollziehbar und Erinnerungen laufen selbstständig. Das spart Zeit im Backoffice, schafft Transparenz und sorgt dafür, dass Provisionsflüsse schneller ankommen.
Die Services sind bereits in Ihrem SMART ADMIN enthalten – ohne Zusatzkosten oder separate Aktivierung. Sind die Voraussetzungen eingerichtet, starten Sie jeden Prozess mit einem Klick und behalten den Status jederzeit im Blick.
Bestandsübertragung
Verträge automatisch übertragen
Übergeben Sie bestehende Verträge digital an die Versicherer – inklusive automatischer Erinnerungen, Statusverfolgung und Dokumentation im Vertrag. So wissen Sie jederzeit, welche Vorgänge bereits bearbeitet wurden.
Adressänderung
Neue Adresse? Läuft automatisch.
Aktualisieren Sie Kundendaten direkt in SMART ADMIN – das System informiert angebundene Versicherer automatisch, per E-Mail oder BiPRO-Schnittstelle. Manuelles Nachfassen entfällt vollständig.
Bankverbindung
Kontodaten sicher aktualisieren
Wenn sich die Bankverbindung eines Kunden ändert, übermittelt SMART ADMIN die neuen Daten automatisch an die jeweiligen Versicherer. Der Prozess läuft standardisiert im Hintergrund – sicher, nachvollziehbar und ohne Zusatzaufwand.
Vorteile für Vermittler, Verbraucher und Versicherer
| Vermittler | Verbraucher | Versicherer |
| Zeitgewinn | Sicherheit | Effizienz |
| Aktuelle Daten | Zuverlässigkeit | Kosteneinsparung |
| Entlastung | Komfort | Automatisierung |
| Fokus | Zufriedenheit | Qualität |
Was Sie vor dem Start einmal prüfen sollten
Damit die Automatisierungen in SMART ADMIN zuverlässig funktionieren, sollten einige Punkte einmalig überprüft werden. Sind diese Voraussetzungen erfüllt, laufen alle Prozesse automatisch im Hintergrund – von der Übermittlung bis zur Statusaktualisierung.
Aktuelle Version von SMART ADMIN
Die Automatisierungsfunktionen stehen ab der aktuellen Version von SMART ADMIN bereit. Ein Update stellt sicher, dass alle Schnittstellen aktiv sind und neue Verbindungen zu Versicherern korrekt verarbeitet werden.
Synchronisation mit Smart Insur aktivieren
Damit SMART ADMIN mit der Smart-Insur-Plattform kommunizieren kann, muss die Synchronisation aktiv sein. Sie finden diese Einstellung unter Konfiguration → Einstellungen → FOServer-Konfiguration. Setzen Sie dort den Haken bei „Synchronisation mit Smart Insur“.
Gesellschaftsverwaltung prüfen
In der Gesellschaftsverwaltung wird festgelegt, wie SMART ADMIN mit den Versicherern kommuniziert.
Bitte prüfen Sie:
- Für jede Gesellschaft ist eine gültige E-Mail-Adresse für Bestandsübertragungen, Adress- und Bankdatenänderungen hinterlegt.
- Unter Status ist die Option „courtagepflichtig“ oder „nur Korrespondenz“ aktiv.
- Eine Agenturnummer ist in der Mitarbeiter-Agenturliste vorhanden.
Maklermandat beim Kunden hinterlegen
Für Bestandsübertragungen ist ein gültiges Maklermandat erforderlich. Öffnen Sie die Kundenakte, wechseln Sie in den Reiter „Dokumente“ und prüfen Sie, ob ein Dokument mit der Kennzeichnung „ist Maklerauftrag“ vorhanden ist. Fehlt diese Spalte, können Sie sie über das Kontextmenü „Spalten hinzufügen“ einblenden.
Kommunikation prüfen
SMART ADMIN wählt automatisch den passenden Kommunikationsweg – entweder über die BiPRO-Schnittstelle oder per E-Mail, je nach Anbindung des Versicherers. Fehlen erforderliche Angaben, informiert das System automatisch Ihr Backoffice.
Bestandsübertragungen automatisch an Versicherer senden
Mit dem Bestandsübertragungsservice in SMART ADMIN leiten Sie bestehende Verträge automatisch an Versicherer weiter. Der Prozess startet direkt aus der Kundenakte, läuft über die Smart-Insur-Verbindung und dokumentiert jeden Schritt im Vertrag.
Ablauf:
- In der Kundenakte den Reiter „Kontaktinformation“ öffnen.
- Auf „Info zu BÜ“ klicken und gewünschte Verträge auswählen.
- Mit „über SMART INSUR informieren“ den Prozess starten.
Nach dem Start versendet SMART ADMIN automatisch die Informationen an die hinterlegten Versicherer, legt die E-Mail im Vertrag ab und überwacht den Status. Erinnerungen erfolgen nach 42, 14 und weiteren 14 Tagen – falls keine Rückmeldung eingeht, wird das Backoffice informiert.
Nutzen:
- Kein manueller E-Mail-Versand mehr
- Vollständige Transparenz über den Prozess
- Schnellere Bestandsübernahme und frühere Provisionsflüsse
Unterstützung:
Für eine detaillierte Schritt-für-Schritt-Erklärung stehen Ihnen ein kurzes Video und die vollständige Anleitung als PDF zur Verfügung.
Adressänderungen automatisch übermitteln
Adressänderungen lassen sich in SMART ADMIN direkt an die angebundenen Versicherer weitergeben – ohne eigene E-Mail-Vorlagen. Sobald Sie im Kundenprofil die Adresse anpassen, erkennt das System automatisch, welche Versicherer informiert werden müssen.
Ablauf:
- Im Kundenprofil die Adresse aktualisieren.
- SMART ADMIN zeigt automatisch den Hinweis zur Übermittlung.
- Versicherer auswählen und auf „über SMART INSUR informieren“ klicken.
Der Versand erfolgt digital, entweder über die BiPRO-Schnittstelle oder per E-Mail – je nach Anbindung. Rückmeldungen werden im System dokumentiert und sind jederzeit einsehbar.
Nutzen:
- Kein manueller Versand mehr
- Sichere und standardisierte Kommunikation
- Adressdaten bei Versicherern zeitnah geändert und immer aktuell
Unterstützung:
Für eine detaillierte Schritt-für-Schritt-Erklärung stehen Ihnen ein kurzes Video und die vollständige Anleitung als PDF zur Verfügung.
Bankdatenänderungen schnell und sicher übermitteln
Auch Änderungen von Bankverbindungen können direkt aus SMART ADMIN an Versicherer gemeldet werden. Nach einer Aktualisierung der Kontodaten erkennt das System automatisch die betroffenen Verträge und leitet die Information weiter.
Ablauf:
- Neue Bankverbindung in der Kundenverwaltung hinterlegen.
- SMART ADMIN fragt automatisch, ob Versicherer informiert werden sollen.
- Auswahl treffen und mit „über SMART INSUR informieren“ bestätigen.
Der Versand läuft automatisch über Smart Insur – standardisiert, sicher und nachvollziehbar. Alle Änderungen werden im Vertrag dokumentiert und der Status regelmäßig aktualisiert.
Nutzen:
- Automatisierte Übermittlung von Kontodaten
- Nahtlose Integration in den bestehenden Prozess
- Kein Risiko durch veraltete Zahlungsinformationen
Unterstützung:
Für eine detaillierte Schritt-für-Schritt-Erklärung stehen Ihnen ein kurzes Video und die vollständige Anleitung als PDF zur Verfügung.
Sie haben Fragen oder brauchen Unterstützung?
Unser Support-Team hilft Ihnen gerne weiter – egal, ob bei der Einrichtung der Voraussetzungen, Fragen zur Nutzung oder zur technischen Umsetzung der Services in SMART ADMIN.
Sie erreichen uns schnell und unkompliziert per E-Mail oder über das Kundenportal.